Sáng cần in hợp đồng cho khách ký, chiều phải scan hồ sơ gửi đối tác, cuối tháng lại đến lượt bảng kê và chứng từ. Chiếc máy in nằm ở góc phòng tưởng ít được chú ý, nhưng chỉ cần trục trặc đúng lúc là cả nhóm phải chờ.
Khi chọn máy in laser văn phòng, nhiều người thường hỏi giá trước rồi mới xem tính năng. Trong khi đó, điều nên xác định đầu tiên là mỗi tháng in bao nhiêu trang, có mấy người dùng chung và ngoài in còn cần làm gì. Trả lời được những câu này, bạn sẽ dễ chọn máy phù hợp hơn.
Văn phòng chủ yếu in văn bản nên bắt đầu từ máy laser trắng đen. Nếu thường xuyên xử lý hồ sơ, hãy cân nhắc dòng đa chức năng. Khi nhiều người dùng chung, cần xem thêm kết nối mạng, in hai mặt tự động và khối lượng in khuyến nghị của máy.
Mục lục
- Bắt đầu từ công việc, đừng bắt đầu từ tên máy
- Chọn máy đơn năng hay đa chức năng?
- Đọc đúng công suất để tránh chọn nhầm
- Những tính năng nhỏ nhưng dùng đến mỗi ngày
- Tính chi phí sử dụng trước khi chốt giá
- Sắp xếp cách dùng để máy phục vụ cả phòng thuận tiện hơn
- Hỏi nhanh, đáp gọn
- Chọn chiếc máy phù hợp với nhịp làm việc
Bắt đầu từ công việc, đừng bắt đầu từ tên máy
Một văn phòng ít người chưa chắc in ít. Chỉ riêng nhân viên phụ trách hồ sơ cũng có thể tạo ra phần lớn lượng bản in trong tháng. Ngược lại, một nhóm đông người làm việc chủ yếu trên tài liệu điện tử có thể chỉ thỉnh thoảng cần in.
Trước khi xem sản phẩm, hãy ghi lại ba thông tin:
- Lượng in: trung bình mỗi tháng bao nhiêu trang, thời điểm nào tăng nhiều?
- Loại tài liệu: chủ yếu văn bản, biểu đồ màu hay hồ sơ cần scan, copy?
- Cách sử dụng: một người dùng riêng hay cả phòng cùng gửi lệnh?
Nếu đang có máy cũ, bạn có thể kiểm tra bộ đếm trang ở đầu và cuối tháng để ước lượng. Nếu chưa có máy, hãy thống kê lượng tài liệu thường phải mang đi in ngoài.
Đếm theo mặt in cũng giúp tránh nhầm lẫn: 100 tờ giấy được in kín hai mặt tương ứng 200 trang nội dung.
Chọn máy đơn năng hay đa chức năng?
Máy đơn năng phù hợp khi công việc chính là in. Máy đa chức năng đáng cân nhắc khi bạn còn cần sao chụp giấy tờ và chuyển hồ sơ giấy thành file.
| Công việc thường gặp | Hướng lựa chọn |
|---|---|
| In hợp đồng, bảng kê, tài liệu nội bộ | Máy laser trắng đen đơn năng |
| In, copy và scan hồ sơ thường xuyên | Máy laser đa chức năng |
| Scan nhiều bộ hồ sơ nhiều trang | Dòng đa chức năng có khay nạp bản gốc tự động |
| In báo cáo, bài trình bày cần phân biệt màu | Cân nhắc máy laser màu |
| Nhiều máy tính dùng chung | Kiểm tra kết nối mạng phù hợp |
Đây là cách khoanh vùng nhu cầu trước khi so sánh model. Bạn không nhất thiết phải chọn máy nhiều tính năng nhất, nhưng nên tránh thiếu một tính năng mà ngày nào cũng cần.
Khay ADF có thực sự cần thiết?
Nếu thường xuyên scan từng tập hồ sơ, khay nạp bản gốc tự động (thường gọi là ADF), đây là tính năng nên tìm hiểu. Thay vì đặt từng trang lên mặt kính, bạn có thể nạp tập tài liệu phù hợp vào khay để máy xử lý.
Tuy nhiên, hãy hỏi rõ máy scan một mặt hay hai mặt tự động. Thông số “in hai mặt tự động” không có nghĩa máy cũng scan hai mặt tự động. Trên danh mục của Brother, khả năng in hai mặt, khay ADF và scan hai mặt được ghi thành các tính năng riêng.
Đọc đúng công suất để tránh chọn nhầm
Thông số máy in thường có hai khái niệm dễ bị hiểu thành một:
- Khối lượng in tối đa hằng tháng: mức giới hạn được hãng công bố.
- Khối lượng in khuyến nghị hằng tháng: khoảng sử dụng nên tham khảo khi lựa chọn máy cho công việc thường xuyên.
Đừng thấy máy ghi mức tối đa rất cao rồi mặc định có thể duy trì lượng in đó tháng nào cũng vậy. HP lưu ý rằng mức tối đa không phải mục tiêu vận hành; khối lượng in khuyến nghị mới là chỉ số phù hợp hơn để chọn máy.
Chẳng hạn, nếu văn phòng thường in khoảng 2.000 trang mỗi tháng, hãy tìm máy có khoảng khuyến nghị phù hợp với lượng đó. Đồng thời tính đến những tháng làm báo cáo, quyết toán hoặc triển khai dự án khiến lượng in tăng lên.
Những tính năng nhỏ nhưng dùng đến mỗi ngày
In hai mặt tự động
Nếu thường in tài liệu nội bộ, bản thảo hoặc báo cáo dài, đây là tính năng nên ưu tiên. Bạn bớt thao tác lật giấy và có thể giảm lượng giấy sử dụng với tài liệu phù hợp.
Trước khi đặt in cả tập, nên thử vài trang để kiểm tra chiều lật cạnh dài hoặc cạnh ngắn. Một lựa chọn sai có thể khiến mặt sau bị ngược đầu.
Kết nối cho nhiều người dùng
Đừng chỉ hỏi máy có Wi-Fi không. Hãy xác định vị trí đặt máy, hệ thống mạng và các thiết bị cần kết nối.
Với máy dùng chung, nên xem model có Ethernet hoặc Wi-Fi phù hợp với văn phòng hay không. Các dòng máy văn phòng có thể cung cấp những lựa chọn này, nhưng cần kiểm tra đúng sản phẩm.
Trước khi mua, hãy nhờ kiểm tra khả năng cài đặt trên hệ điều hành đang sử dụng. Nếu cần in từ điện thoại, cũng nên xác nhận riêng thay vì suy ra rằng có Wi-Fi là chắc chắn đáp ứng.
Tốc độ in và thời gian ra trang đầu
Người thường in từng hợp đồng ngắn sẽ quan tâm máy phản hồi nhanh sau khi bấm lệnh. Người in tài liệu dài lại cần chú ý tốc độ khi máy đang chạy liên tục.
Vì vậy, nên xem cả thời gian ra trang đầu lẫn tốc độ trang/phút, đồng thời kiểm tra điều kiện đo. Đừng so tốc độ in một mặt của máy này với tốc độ in hai mặt của máy khác rồi kết luận ngay. HP cũng phân biệt các chỉ số này trong hướng dẫn đọc tốc độ máy in.
Tính chi phí sử dụng trước khi chốt giá
Giá mua máy chỉ là khoản đầu tiên. Để dự trù ngân sách, hãy xin thông tin vật tư đúng mã sản phẩm:
- Giá và năng suất công bố của hộp mực thay thế.
- Năng suất hộp mực đi kèm máy mới.
- Các bộ phận phải thay riêng, nếu có.
- Điều kiện bảo hành và cách tiếp nhận hỗ trợ.
Có thể lấy giá hộp mực chia cho năng suất trang công bố để so sánh sơ bộ tiền mực. Tuy nhiên, đây chưa phải tổng chi phí mỗi trang và cũng không phải mức tiêu hao cố định cho mọi tài liệu.
Một thói quen hữu ích là theo dõi ngày thay mực cùng bộ đếm trang. Sau vài lần thay, văn phòng sẽ có dữ liệu thực tế để lập ngân sách và chuẩn bị vật tư trước những đợt in nhiều.
Sắp xếp cách dùng để máy phục vụ cả phòng thuận tiện hơn
Ngoài cấu hình, cách tổ chức sử dụng cũng ảnh hưởng đến công việc hằng ngày.
Nên đặt tên máy rõ ràng trên mạng, chẳng hạn theo phòng ban hoặc vị trí, để mọi người chọn đúng máy. Thống nhất cài đặt mặc định phù hợp, kiểm tra bản xem trước và tránh bấm lệnh liên tục khi chưa thấy giấy chạy ra.
Với hồ sơ có thông tin riêng tư, nên đến nhận bản in ngay. Nếu cần chức năng giữ lệnh và xác thực tại máy, hãy đưa yêu cầu đó vào danh sách lựa chọn từ đầu.
Vị trí đặt máy cũng cần đủ khoảng trống để mở khay, lấy giấy và bảo trì theo hướng dẫn của hãng.
Hỏi nhanh, đáp gọn
Văn phòng nhỏ có cần máy đa chức năng không?
Có thể cần nếu thường scan và copy hồ sơ. Số nhân viên không quyết định bằng tần suất sử dụng những chức năng đó.
Có nên mua máy màu để dự phòng?
Hãy xem nhu cầu thực tế. Nếu cả tháng chỉ cần vài trang màu, bạn có thể cân nhắc in ngoài. Nếu thường chỉnh sửa và in lại tài liệu màu ngay tại văn phòng, sở hữu máy màu sẽ thuận tiện hơn.
Máy in càng nhanh càng phù hợp?
Chưa chắc. Nếu phần lớn là lệnh in ngắn, bạn còn cần quan tâm thời gian ra trang đầu, kết nối và thao tác sử dụng. Tốc độ cao cũng không thay thế được chức năng scan hoặc copy đang thiếu.
Chọn chiếc máy phù hợp với nhịp làm việc
Một chiếc máy in laser dùng trong văn phòng nên đáp ứng tốt những công việc lặp lại mỗi ngày: in hợp đồng rõ ràng, xử lý tài liệu thuận tiện và có chi phí vật tư dễ dự trù.
Trước khi tham khảo các dòng máy in, hãy chuẩn bị lượng in mỗi tháng, số người dùng chung và vài mẫu tài liệu thường gặp. Những thông tin cụ thể này sẽ giúp bạn chọn máy sát nhu cầu, tránh mua thiếu tính năng hoặc trả tiền cho khả năng hiếm khi sử dụng.
