Máy in đa chức năng là gì? kinh nghiệm chọn mua không phí tiền cho người mới

Hợp đồng vừa ký tươi đóng dấu đỏ xong, sếp bảo quét (scan) ngay thành file PDF gửi đối tác, đồng thời photo thêm hai bản lưu tủ hồ sơ. Nếu bàn làm việc chỉ có độc một chiếc máy in đơn năng, bạn lại phải rút điện thoại ra chụp từng trang, căn chỉnh méo mó rồi gửi ngược vào máy tính để in. Vừa mất thời gian, bản chụp lại tối sầm và thiếu chuyên nghiệp.

Đó là lý do vì sao phần lớn công ty và cửa hàng hiện nay đều chuyển sang dùng máy in đa chức năng. Nhưng liệu việc gom ba, bốn thiết bị vào chung một vỏ máy có làm máy nhanh hỏng hơn không, và làm sao để chọn đúng máy mà không trả tiền oan cho những tính năng cả năm chẳng đụng tới?

Thực chất máy in đa chức năng là gì?

Hiểu một cách đơn giản nhất, máy in đa chức năng (tiếng Anh gọi là Multifunction Printer – MFP, hoặc All-in-One) là thiết bị ghép nối một chiếc máy in thông thường ở tầng dưới với một chiếc máy quét quang học (scanner) ở tầng trên.

Sự kết hợp này tạo ra một chuỗi tiện ích rất thực tế. Khi bạn dùng tầng trên quét hình ảnh tờ giấy và truyền thẳng tín hiệu xuống tầng dưới để in ra giấy ngay lập tức mà không cần bật máy tính, bạn có chức năng sao chụp (photocopy). Khi bạn dùng tầng trên quét tài liệu rồi đẩy dữ liệu qua mạng nội bộ, bạn có chức năng scan về máy tính hoặc điện thoại. Thay vì phải bày lên bàn ba thiết bị rời rạc với mớ dây nguồn chằng chịt dưới gầm bàn, mọi thứ giờ nằm gọn trong một khối vuông vức chỉ nhỉnh hơn máy in thường khoảng một gang tay.

Giải tỏa nỗi sợ kinh điển: “hỏng một chức năng có liệt luôn cả máy không?”

Làm nghề tư vấn và sửa chữa thiết bị văn phòng nhiều năm, câu hỏi tôi nghe khách hàng băn khoăn nhiều nhất khi đứng giữa một chiếc máy đơn năng (như Canon 2900) và một chiếc máy in đa năng cùng tầm giá luôn là: “Tích hợp nhiều thứ thế này lỡ hỏng phần scan hay đứt dây cáp thì có tịt luôn phần in không?”

Câu trả lời thực tế về mặt kỹ thuật là: không.

Bên trong máy in đa chức năng của các hãng lớn như Brother, Canon, HP hay Epson, cụm cơ khí in ấn bên dưới và cụm đèn quét quang học bên trên hoạt động như hai mô-đun độc lập, chỉ giao tiếp chung qua bo mạch chủ. Trừ trường hợp lỗi nguồn tổng, còn lại nếu sau 5–7 năm sử dụng mà đèn quét scan bị già bóng hoặc dây cáp bẹ nối lên nắp trên bị đứt ngầm, bạn vẫn bấm lệnh in từ máy tính ra giấy ở tầng dưới bình thường. Ngược lại, ngay cả khi máy đang hết sạch mực hoặc kẹt giấy ở gầm dưới chưa kịp lấy ra, bạn vẫn đặt hợp đồng lên mặt kính phía trên để quét file PDF lưu vào máy tính được như thường.

Hai bộ phận quyết định giá tiền của một chiếc máy đa năng

Khi đi xem máy tại cửa hàng, bạn sẽ thấy có những mẫu máy in scan copy nhìn bề ngoài khá giống nhau nhưng giá lại chênh nhau từ một đến hai triệu đồng. Sự chênh lệch đó nằm ở cấu tạo của cụm quét phía trên:

1. Mặt kính phẳng (Flatbed) – tiêu chuẩn cơ bản trên mọi máy

Khi nhấc nắp máy lên, bạn sẽ thấy một tấm kính trong suốt khổ A4 kèm thanh đèn cảm biến chạy dọc bên dưới (thường dùng cảm biến CIS giúp máy mỏng nhẹ theo tài liệu kỹ thuật từ Brother All-in-One Technology).

Mặt kính này cực kỳ lợi hại khi cần photo hoặc scan những thứ dày, cứng hoặc nhỏ lẻ như: căn cước công dân, hộ chiếu, bìa sách dày hoặc hóa đơn giấy than mỏng đã bị nhàu. Hầu hết máy đa năng hiện nay đều có nút ID Card Copy — bạn đặt mặt trước thẻ căn cước lên góc kính, bấm nút, rồi lật mặt sau đặt lại chỗ cũ và bấm tiếp; máy sẽ tự động ghép cả hai mặt thẻ nằm ngay ngắn trên cùng một mặt giấy A4 mà không cần đút giấy vào khay lần thứ hai.

2. Khay nạp bản gốc tự động (ADF) – thứ đáng đồng tiền bát gạo nhất

Hãy thử tưởng tượng bạn cầm bộ hồ sơ thầu dày 40 tờ A4 cần quét thành file PDF. Nếu dùng mặt kính phẳng, bạn sẽ phải thực hiện 40 lần mở nắp – đặt giấy – đóng nắp – bấm nút – lấy giấy ra. Đứng làm xong xấp giấy đó mất đứt nửa tiếng đồng hồ.

Đó là lúc khay nạp giấy tự động ADF nằm trên đỉnh nắp máy phát huy tác dụng. Bạn chỉ việc tháo sạch ghim bấm, vỗ phẳng xấp giấy 30–50 tờ đặt lên khay trên cùng rồi bấm nút một lần duy nhất. Hệ thống quả đào cao su sẽ tự động rút từng tờ chạy qua mắt đọc với tốc độ 20–30 trang mỗi phút. Ở các dòng cao cấp hơn, hãng còn trang bị hai thanh đèn quét đặt đối xứng hai bên đường đi của giấy (Dual CIS), giúp tờ giấy chạy qua đúng một lượt là chụp luôn cả hai mặt trước sau cùng lúc.

Nên chọn máy in đa chức năng laser hay phun màu?

Đứng trước kệ hàng, sai lầm dễ mắc nhất là mua theo cảm tính “thấy máy in màu đẹp thì mua” trong khi nhu cầu thực tế lại khác hẳn. Bạn chỉ cần đối chiếu đúng thói quen công việc hàng ngày qua bảng dưới đây:

Nói thật lòng: nếu 95% giấy tờ trong văn phòng của bạn chỉ là hợp đồng chữ đen, phiếu xuất kho, bảng lương, hãy mua một chiếc máy in đa chức năng laser trắng đen. Bạn vẫn dùng mặt kính của nó để quét (scan) tài liệu có dấu đỏ ra file màu lưu trên máy tính hoàn toàn bình thường (vì đèn scan trên máy laser trắng đen vẫn là đèn quét màu!), trong khi tốc độ in và độ bền cơ học lại vượt trội.

Ngược lại, nếu bạn là giáo viên cần in giáo án màu, gia đình in bài tập cho con, hoặc công ty bất động sản, nội thất bắt buộc phải in bản vẽ màu đưa khách xem, lúc đó các dòng máy in đa chức năng phun màu dùng bình mực chính hãng (như Canon PIXMA G3020, Epson EcoTank L3250, L4260 hay Brother DCP-T830DW) mới là lựa chọn kinh tế nhất.

Bốn kinh nghiệm xương máu giúp máy đa năng dùng bền 5–7 năm

Qua thực tế bảo dưỡng hàng trăm chiếc máy đa năng theo khuyến nghị vận hành từ HP All-in-One Guide, 80% các ca hỏng cụm scan đều xuất phát từ thói quen sử dụng:

1. Kẻ thù số một của khay ADF là chiếc ghim bấm: Chỉ cần bỏ sót một chiếc ghim bấm ở góc tài liệu rồi cho vào khay ADF, chiếc ghim khi bị cuốn vào sẽ làm xước sâu mặt kính quét hẹp, khiến mọi bản scan về sau đều dính một đường kẻ sọc đen thẳng tắp.

2. Đừng bao giờ dập mạnh nắp máy scan: Bên trong bản lề nắp scan là sợi cáp bẹ dẹt chứa hàng chục mạch đồng mảnh. Thói quen buông tay cho nắp rơi tự do đập mạnh xuống mặt kính rất dễ làm đứt ngầm sợi cáp này, dẫn đến lỗi “Scanner Error”.

3. Chờ khô hẳn bút xóa nước trước khi đưa vào máy: Vệt sơn ướt của bút xóa nước khi đút vào khay ADF sẽ dính bết lên dải kính quét của máy, làm các trang tiếp theo bị vệt trắng mất chữ.

4. Bỏ qua chức năng Fax nếu không dùng tới: Những mẫu máy có thêm cổng Fax bàn thường đắt hơn bản 3 trong 1 (In – Scan – Copy) từ vài trăm nghìn đến cả triệu đồng. Nếu công ty bạn đã gửi mọi chứng từ qua Email và Zalo, hãy chọn bản không có Fax để tiết kiệm ngân sách.

Giải đáp những thắc mắc thực tế khi dùng máy in đa chức năng

1. Muốn photocopy một tờ giấy trên máy in đa chức năng có bắt buộc phải bật máy tính không? Hoàn toàn không cần. Chức năng photocopy hoạt động độc lập ngay trên thân máy; bạn chỉ việc bật nguồn, đặt giấy gốc lên mặt kính rồi nhấn nút Start là máy tự nhả bản photo ra khay.

2. Tại sao bản in từ máy tính ra thì nét căng nhưng bản photocopy lại bị mờ hoặc có vệt đen? Đó là do mặt kính phía trên đang bị bám bẩn dấu vân tay, bụi giấy hoặc mực bút bi. Bạn chỉ cần lấy khăn mềm thấm chút nước lau kính, lau sạch cả tấm kính lớn lẫn dải kính nhỏ nằm sát mép trái là bản photo sẽ trong trẻo trở lại.

3. Khay ADF trên máy đa năng có kéo được giấy hóa đơn mỏng hoặc giấy bìa cứng không? Khay ADF chỉ thiết kế cho giấy văn phòng tiêu chuẩn (60–90 gsm). Với hóa đơn giấy than mỏng, giấy nhàu nát hoặc bìa cứng, thẻ nhựa, hãy mở nắp đặt trực tiếp lên mặt kính phẳng để tránh kẹt giấy.

4. Phòng làm việc khoảng 10 người dùng chung một chiếc máy đa chức năng thì nên kết nối kiểu gì ổn định nhất? Bạn nên ưu tiên mẫu máy có cổng mạng dây LAN (RJ45) cắm thẳng vào bộ chia mạng công ty để truyền file scan nặng nhanh hơn và không bao giờ bị rớt kết nối khi đổi mật khẩu Wi-Fi.

Chọn đúng một chiếc máy in đa chức năng sát với khối lượng giấy tờ thực tế sẽ giúp góc làm việc gọn gàng và tiết kiệm hàng giờ xử lý hồ sơ mỗi tuần. Nếu bạn vẫn phân vân chưa biết công việc của mình hợp với dòng laser bền bỉ hay phun màu tiết kiệm, hãy nhắn ngay nhu cầu in ấn hàng tháng để được tư vấn mẫu máy thực dụng nhất!