Máy in đa chức năng, cách chọn máy in, coppy scan fax cho văn phòng nhỏ

Sáng thứ Hai, chị kế toán in một tập hợp đồng, anh nhân viên scan chứng minh thư để làm hồ sơ, còn bạn thực tập thì copy một xấp tài liệu cho buổi họp. Ba việc, ba người, nhưng chỉ có một chiếc máy ở góc phòng làm hết. Đó chính là hình ảnh quen thuộc nhất của máy in đa chức năng trong đời sống văn phòng.

Máy in đa chức năng không phải một công nghệ mới lạ. Nó chỉ là cách gom những việc vẫn làm rời rạc mỗi ngày vào chung một thân máy, để bàn làm việc gọn hơn và công việc chạy nhanh hơn. Bài viết này giải thích máy in đa chức năng là gì, nó khác máy in đơn năng ở đâu, loại nào hợp với ai, và trước khi mua thì người mua nên hỏi mình những câu nào.

1. Máy in đa chức năng là gì?

Máy in đa chức năng là máy in được tích hợp thêm các chức năng khác ngoài in ấn: quét tài liệu (scan), sao chép (copy), và ở nhiều mẫu là gửi fax. Tên tiếng Anh của nó là multifunction printer, viết tắt là MFP, còn trong đời sống người ta hay gọi ngắn là máy in đa năng hay máy in tất cả trong một.

Điểm cần hiểu rõ là chữ “đa chức năng” nói về số việc máy làm được, không nói về chất lượng từng việc. Một chiếc máy in đa chức năng làm được bốn việc, nhưng không có nghĩa cả bốn việc đều giỏi như bốn máy chuyên dụng. Máy scan rời vẫn scan nét hơn, máy photocopy chuyên dụng vẫn copy nhanh hơn. Cái máy đa chức năng thắng ở chỗ tiện: một máy, một chỗ đặt, một lần học cách dùng.

Ngược lại, máy in đơn năng chỉ làm một việc duy nhất là in. Máy đơn năng thường rẻ hơn, gọn hơn, và in nhanh hơn trong cùng tầm giá, vì toàn bộ chi phí sản xuất dồn vào một chức năng. Người mua vì vậy không nên hỏi máy nào tốt hơn một cách chung chung, mà nên hỏi mình thật sự cần máy làm mấy việc mỗi ngày.

2. Máy in 3 trong 1 và máy in 4 trong 1 khác nhau ở đâu?

Các bài viết lên top Google về máy in đa chức năng đều chia dòng máy này theo số chức năng, và đây cũng là cách chia thực tế nhất khi người mua đứng trước kệ hàng.

Máy in 3 trong 1 gồm ba chức năng: in, copy, scan. Đây là nhóm phổ biến nhất hiện nay. Người dùng in tài liệu từ máy tính, đặt giấy lên mặt kính hoặc khay nạp để copy, scan giấy tờ thành file PDF gửi qua email hay lưu trữ. Với gia đình và văn phòng nhỏ, ba chức năng này đã bao hết việc hàng ngày.

Máy in 4 trong 1 thêm chức năng thứ tư là fax, tức là gửi và nhận tài liệu qua đường dây điện thoại. Nghe thì đầy đủ hơn, nhưng người mua nên dừng lại hỏi mình một câu thật lòng: một tháng mình gửi fax mấy lần? Nhiều văn phòng hiện nay đã bỏ hẳn fax, tài liệu gửi qua email và chữ ký số thay thế gần hết. Nếu câu trả lời là không dùng fax, hoặc một năm mới dùng một lần, thì máy 3 trong 1 đã đủ, và số tiền chênh lệch có thể để dành mua mực.

Ví dụ trên mayinlaser.net lúc kiểm tra ngày 11/11/2026 cho thấy rõ sự khác biệt này. Canon MF264dw là máy laser đa chức năng 3 trong 1, gồm in 2 mặt, copy, scan, tốc độ 28 trang/phút. Canon MF269dw cùng tốc độ 28 trang/phút, cùng kết nối USB, LAN, WiFi, nhưng thêm fax nên thành máy 4 trong 1, kèm khay nạp tài liệu tự động 50 tờ. Brother MFC-B7715DW cũng là máy 4 trong 1, tốc độ 34 trang/phút. Chọn giữa 3 trong 1 và 4 trong 1, thực chất là chọn có trả thêm cho fax và khay nạp lớn hơn hay không.

Một lưu ý nhỏ khi đọc tên máy: trên thị trường đang bán song song Canon MF269dw và Canon MF269dw II. Hai máy cùng tốc độ in và cùng bộ chức năng, nhưng khác đời máy. Khi hỏi mua hay báo giá, người mua nên ghi rõ mã đầy đủ có chữ “II” hay không, vì chỉ khác một ký tự cũng đã khác đời máy và khác giá.

3. Máy in đa chức năng có những loại nào?

Ngoài cách chia theo số chức năng, máy in đa chức năng còn chia theo công nghệ in: laser và phun. Hai loại này in ra bản in khác nhau, tốn mực khác nhau, và hợp với người khác nhau.

3.1. Máy in laser đa chức năng

Máy in laser dùng bột mực, gọi là toner, và tia laser để tạo chữ lên giấy. Bản in văn bản của máy laser sắc nét, chữ không lem, mực khô nên để lâu không dùng máy vẫn in bình thường. Tốc độ in của máy laser thường cao, từ 21 đến 34 trang/phút ở nhóm văn phòng nhỏ, và hộp mực in được nhiều trang trước khi phải thay.

Nhóm này hợp nhất với người in văn bản, hợp đồng, hóa đơn, báo cáo mỗi ngày. Trên mayinlaser.net, nhóm laser đa chức năng đen trắng A4 là nhóm đông mẫu nhất: Canon MF269dw, MF264dw, MF289dw, MF441DW, Brother MFC-B7715DW, Canon MF235. Người cần in màu thì có nhóm laser màu đa chức năng, ví dụ Canon MF643cdw tốc độ 21 trang/phút cả đen trắng lẫn màu, hay HP Color Laser MFP 178nw.

Điểm yếu của máy laser là in ảnh không đẹp bằng máy phun, màu sắc không mượt bằng, và máy thường to, nặng hơn. Người mua máy laser màu cũng cần nhớ một điều: máy dùng bốn hộp mực thay vì một, nên tiền mực và tiền bảo trì tính theo năm sẽ cao hơn máy đen trắng khá nhiều.

3.2. Máy in phun đa chức năng

Máy in phun dùng mực nước, phun từng giọt mực nhỏ lên giấy. Bản in màu của máy phun tươi và mượt, in ảnh đẹp hơn hẳn máy laser cùng tầm giá. Máy phun thường nhỏ gọn hơn, giá mua ban đầu cũng dễ chịu hơn.

Nhóm này hợp với gia đình in bài tập cho con, in ảnh, in tài liệu màu thỉnh thoảng, và với người làm thiết kế, in tờ rơi, in đồ họa. Trên mayinlaser.net có thể kể đến Epson L6490, máy phun màu đa chức năng 4 trong 1 có fax, in 2 mặt, kết nối WiFi và LAN, hay Canon PIXMA G3010 với ba chức năng in, copy, scan.

Điểm yếu của máy phun nằm ở chi phí mực và thói quen sử dụng. Mực nước dễ khô và tắc đầu phun nếu để máy lâu không in. Người in ít, một tháng chỉ in vài chục trang, mua máy phun về rồi để đó thì lần in sau có khi phải vệ sinh đầu phun, tốn mực mà bản in vẫn mờ. Ngược lại, người in đều mỗi tuần thì máy phun chạy rất ổn định.

3.3. Bảng so sánh nhanh laser và phun

Bảng này chỉ là khung tham khảo. Mỗi mẫu máy cụ thể còn khác nhau ở tốc độ scan, khay nạp tài liệu, kết nối, nên người mua vẫn nên đối chiếu đúng trang sản phẩm của mẫu mình định mua.

4. Máy in đa chức năng hợp với ai, và không hợp với ai?

Các bài top Google đều có một phần “phù hợp với ai”, vì đây chính là câu người mua gõ vào ô tìm kiếm nhiều nhất. Trả lời thẳng theo từng người thì dễ chọn hơn là đọc một danh sách tính năng dài.

Gia đình có con đi học. Nhà có con in bài tập, in tài liệu học thêm, cha mẹ thì scan giấy tờ, copy chứng minh thư, sổ hộ khẩu. Một máy đa chức năng đặt ở góc nhà làm hết, không phải chạy ra tiệm photocopy mỗi lần cần copy một tờ. Nhóm này nên ưu tiên máy nhỏ gọn, in được từ điện thoại, có WiFi, và in 2 mặt để tiết kiệm giấy.

Văn phòng nhỏ 3–15 người. Đây là nơi máy in đa chức năng sinh ra để phục vụ. Cả nhóm dùng chung một máy: người in hợp đồng, người scan hồ sơ gửi khách, người copy tài liệu họp. Máy cần có LAN cho máy bàn và WiFi cho laptop, khay giấy 250 tờ để khỏi nạp giấy liên tục, và tốc độ từ 28 trang/phút trở lên để giờ cao điểm không phải xếp hàng chờ in.

Cửa hàng, hộ kinh doanh nhỏ. Chủ cửa hàng in hóa đơn, in bảng giá, scan chứng từ, copy giấy tờ cho khách. Máy cần bền, ít hỏng vặt, thay mực dễ, và đặt vừa quầy. Nhóm này in không quá nhiều nhưng in đều mỗi ngày, nên máy laser đen trắng đa chức năng thường là lựa chọn an toàn.

Người làm việc tại nhà, freelancer. Một góc làm việc nhỏ không đủ chỗ cho ba thiết bị rời. Máy đa chức năng gọn, vừa in, vừa scan hợp đồng gửi khách, vừa copy giấy tờ cá nhân. Nhóm này nên chọn máy có in từ điện thoại, vì nhiều việc freelancer xử lý ngay trên điện thoại mà không mở máy tính.

Người chỉ in, gần như không scan, không copy. Nhóm này mua máy đa chức năng là lãng phí. Máy đơn năng rẻ hơn, gọn hơn, in nhanh hơn trong cùng tầm giá. Ví dụ người chỉ in tài liệu văn bản thì một máy laser đơn năng như Brother HL-L2321D hay Canon LBP6030 đã đủ, không cần trả thêm cho scan, copy, fax để đó không dùng.

Người in ảnh chuyên nghiệp, studio nhỏ. Máy đa chức năng làm được nhiều việc, nhưng in ảnh không phải việc nó giỏi nhất. Nhóm này nên cân nhắc máy in phun chuyên ảnh, hoặc tách riêng một máy in ảnh và một máy đa chức năng làm việc văn bản.

5. Ưu điểm và nhược điểm, nói thẳng không giấu

Máy in đa chức năng có ưu điểm rõ ràng, nhưng nó cũng có nhược điểm thật, và các bài viết đáng tin đều nói cả hai mặt.

Ưu điểm:

• Tiết kiệm không gian. Một máy thay cho máy in, máy scan, máy photocopy, có khi cả máy fax. Bàn làm việc gọn, phòng nhỏ cũng đặt vừa.
• Tiết kiệm chi phí đầu tư ban đầu. Mua một máy đa chức năng thường rẻ hơn mua ba thiết bị rời cộng lại.
• Tiện trong ngày làm việc. In xong quay sang scan, scan xong copy luôn, không phải đi lại giữa các máy, không phải học cách dùng ba thiết bị khác nhau.
• In từ điện thoại, dùng chung dễ dàng. Các mẫu đa năng đời mới đều có WiFi, LAN, in từ điện thoại qua ứng dụng của hãng, cả nhóm cùng dùng một máy.

Nhược điểm:

• Không có chức năng nào xuất sắc hẳn. Đây là nhược điểm mà hầu hết bài top Google đều nhắc. Máy đa năng làm mọi việc ở mức khá, chứ không giỏi hẳn một việc như máy chuyên dụng. Người cần scan độ nét rất cao hay copy số lượng rất lớn sẽ thấy máy đa năng chưa đủ.
• Hỏng một chức năng, ảnh hưởng cả máy. Máy in hỏng thì scan, copy cũng phải chờ sửa cùng, vì tất cả nằm chung một thân máy.
• Dễ mua thừa chức năng. Mua máy 4 trong 1 về mà không bao giờ gửi fax, hoặc mua máy in màu về mà một tháng chỉ in màu hai lần, thì số tiền chênh lệch coi như nằm im trong máy.
• To và nặng hơn máy đơn năng. Nhóm laser đa chức năng thường nặng hơn chục cân, cần chỗ đặt cố định, không tiện xách đi lại như máy đơn năng nhỏ.

Nói thẳng như vậy để người mua khỏi thất vọng sau khi mua. Máy in đa chức năng không phải máy hoàn hảo, nó chỉ là máy hợp lý nhất khi người mua thật sự cần nhiều việc trong một máy.

6. Sáu tiêu chí chọn máy in đa chức năng, hỏi theo thứ tự này

Người mua không cần nhớ hết thông số kỹ thuật. Chỉ cần hỏi mình sáu câu dưới đây theo đúng thứ tự, đáp án sẽ tự chỉ ra máy nào hợp.

6.1. Một tháng in khoảng bao nhiêu trang?

Đây là câu đầu tiên, vì nó quyết định gần hết mọi thứ còn lại. In dưới 500 trang một tháng thì máy tốc độ 20 trang/phút đã dư. In 1.000–2.000 trang thì nên chọn máy 28–34 trang/phút, khay giấy 250 tờ. In trên 3.000 trang thì phải xem cả công suất in hàng tháng của máy và hộp mực dung lượng cao, không thì máy nhanh hỏng và mực thay liên tục.

6.2. Có scan, copy cả tập tài liệu hay chỉ scan từng tờ?

Scan từng tờ thì đặt lên mặt kính là xong, máy nào cũng làm được. Scan cả tập hợp đồng 20–30 trang thì bắt buộc phải có khay nạp tài liệu tự động, gọi là ADF. Máy có ADF 35–50 tờ cho phép đặt cả tập giấy vào, bấm một lần, máy tự kéo từng tờ. Bản cao hơn có ADF đảo mặt còn scan, copy được cả hai mặt của tập tài liệu mà không cần lật tay. Canon MF269dw và Brother MFC-B7715DW đều có ADF 50 tờ, còn Canon MF264dw có ADF 35 tờ. Hỏi rõ ADF là một mặt hay đảo mặt trước khi mua, vì đây là điểm khác biệt lớn nhất trong trải nghiệm scan, copy hàng ngày.

6.3. Có thật sự cần in màu không, và in màu bao nhiêu lần một tháng?

In màu mỗi tuần, in biểu đồ, báo cáo, tờ rơi nội bộ thường xuyên thì mới cần máy in màu, laser màu hay phun màu tùy việc. In màu thỉnh thoảng, một tháng vài lần, thì mua máy đen trắng rồi in màu ở dịch vụ bên ngoài có khi rẻ hơn, vì máy màu tốn bốn hộp mực và tiền bảo trì cao hơn. Đây là câu nhiều người trả lời vội nhất, và cũng là câu gây lãng phí nhiều nhất khi mua nhầm.

6.4. In 2 mặt tự động có quan trọng không?

In hợp đồng, hồ sơ, tài liệu dài thì in 2 mặt tự động tiết kiệm một nửa giấy, hồ sơ gọn hơn, trông chuyên nghiệp hơn khi gửi khách. Hầu hết máy đa năng đời mới đều có in 2 mặt tự động, nhưng người mua vẫn nên kiểm tra, vì vài mẫu giá rẻ chỉ in 2 mặt bằng tay, tức là in xong một mặt rồi lật giấy in tiếp, rất mất thời gian với tập tài liệu dày.

6.5. Máy đặt ở đâu, ai dùng chung?

Một người dùng, đặt cạnh máy tính thì cổng USB đã đủ. Cả nhóm dùng chung thì máy phải có LAN cho máy bàn và WiFi cho laptop, điện thoại. Người hay in từ điện thoại nên kiểm tra ứng dụng in của hãng có chạy tốt trên điện thoại mình đang dùng hay không, trước khi mua. Canon MF235 là ví dụ đáng nhớ ở điểm này: máy là loại 4 trong 1, tốc độ 23 trang/phút, nhưng theo thông tin trên trang bán thì chỉ có kết nối USB, không có WiFi. Người mua máy này về rồi mới phát hiện cả nhóm không in chung được qua WiFi thì rất khó xử.

6.6. Tiền mực một trang là bao nhiêu, và bảo hành thế nào?

Giá máy chỉ là tiền mua lần đầu. Tiền mực, tiền trống, tiền bảo trì mới là tiền phải trả suốt đời máy. Một máy rẻ hơn vài trăm nghìn nhưng hộp mực đắt, in được ít trang, tính ra một năm có thể đắt hơn máy ban đầu đắt hơn. Trước khi chốt, người mua nên hỏi rõ nhà bán về hộp mực đi kèm in được bao nhiêu trang, hộp mực thay thế giá bao nhiêu, và điều kiện bảo hành bằng văn bản. Với dòng máy laser đen trắng, hộp mực thường in được 1.000–5.000 trang tùy loại. Với dòng máy phun mực liên tục, chi phí mực mỗi trang có thể thấp, nhưng phải in đều để mực không khô.

7. Bốn hiểu lầm thường gặp khi mua máy in đa chức năng

Hiểu lầm 1: Càng nhiều chức năng càng tốt.
Không phải. Chức năng nào không dùng đến thì chỉ làm máy to hơn, đắt hơn, và tốn điện hơn. Mua đúng số chức năng mình dùng mới là mua khôn.

Hiểu lầm 2: Máy in màu thì in đen trắng cũng đẹp như máy đen trắng.
In đen trắng trên máy màu vẫn dùng được, nhưng tiền mực màu vẫn hao theo thời gian, và tốc độ in màu thường chậm hơn in đen trắng nhiều. Người chủ yếu in đen trắng thì máy đen trắng vẫn là lựa chọn kinh tế hơn.

Hiểu lầm 3: Tốc độ in ghi trên hộp là tốc độ in thật.
Con số trang/phút nhà sản xuất công bố thường đo trong điều kiện lý tưởng, in văn bản đơn giản một mặt. In 2 mặt, in tài liệu có hình, in từ điện thoại qua WiFi đều chậm hơn con số đó. Người mua nên xem tốc độ như mức tham khảo để so sánh giữa các máy, không phải lời hứa tuyệt đối.

Hiểu lầm 4: Độ phân giải càng cao thì bản in càng đẹp.
Với văn bản thông thường, độ phân giải 600 x 600 dpi đã đủ sắc nét. Độ phân giải 1200 x 1200 dpi chỉ thật sự khác biệt khi in tài liệu có hình ảnh chi tiết, biểu đồ nhỏ, chữ rất nhỏ. Người chỉ in văn bản thì không cần trả thêm cho độ phân giải cao.

8. Checklist trước khi chốt mua

• Một tháng in khoảng bao nhiêu trang, đã ước lượng thật chưa?
• Cần máy 3 trong 1 hay 4 trong 1, có thật sự dùng fax không?
• In đen trắng là chính hay in màu là chính, in màu bao nhiêu lần một tháng?
• Có scan, copy cả tập tài liệu 2 mặt không, máy có ADF đảo mặt không?
• Máy có in 2 mặt tự động không?
• Máy có đủ kết nối mình cần không: USB, LAN, WiFi, in từ điện thoại?
• Khay giấy bao nhiêu tờ, có đủ cho giờ cao điểm không?
• Hộp mực đi kèm in được bao nhiêu trang, hộp thay thế giá bao nhiêu?
• Máy đặt vừa chỗ mình định đặt không, đã đo kích thước và cân nặng chưa?
• Đã ghi rõ mã máy đầy đủ chưa, ví dụ MF269dw và MF269dw II là hai đời máy khác nhau?
• Đã đối chiếu thông số và giá trên đúng trang sản phẩm của mẫu đó, vào ngày mua chưa?

Mười một câu này mất khoảng năm phút để trả lời, nhưng trả lời xong thì người mua gần như không còn mua nhầm. Người bán cũng tư vấn nhanh hơn, vì người mua đã biết mình cần gì.

9. Câu hỏi thường gặp

Máy in đa chức năng có in được từ điện thoại không?
Được, với các mẫu có WiFi như Canon MF269dw, MF264dw hay Brother MFC-B7715DW, người dùng có thể in từ điện thoại, laptop qua mạng WiFi chung, tùy theo ứng dụng và hệ điều hành của hãng. Người mua nên kiểm tra ứng dụng tương thích với điện thoại mình đang dùng trước khi mua.

Máy in laser đen trắng có scan màu được không?
Được. Chữ “đen trắng” ở đây chỉ bản in ra là đen trắng, còn chức năng scan của các máy laser đen trắng đa chức năng vẫn scan được tài liệu màu, lưu thành file PDF hay ảnh màu để gửi mail, lưu trữ.

Máy in đa chức năng có thay được máy photocopy không?
Thay được cho nhu cầu copy thông thường của văn phòng nhỏ và gia đình, như copy vài chục tờ mỗi lần. Copy hàng trăm tờ mỗi ngày, copy khổ A3, thì máy photocopy chuyên dụng như Canon imageRUNNER 2625i hay iR2425 vẫn là lựa chọn đúng hơn, vì khay giấy lớn hơn và tốc độ copy cao hơn.

Nên mua máy in đa chức năng laser hay phun?
Người in văn bản nhiều và đều thì chọn laser. Người in màu, in ảnh, in đồ họa thì chọn phun. Người in ít, một tháng vài chục trang, thì nên cân nhắc kỹ: máy laser để lâu không dùng vẫn in bình thường, máy phun để lâu dễ khô mực.

Văn phòng dưới 5 người có nên mua máy in đa chức năng không?
Nên, nếu nhóm đó vừa in, vừa scan, vừa copy thường xuyên. Một máy đa năng thay cho ba thiết bị lẻ sẽ gọn và dễ quản lý hơn. Chỉ khi nhóm gần như chỉ in, không scan, không copy, thì máy đơn năng mới là lựa chọn tiết kiệm hơn.

Máy in 4 trong 1 có fax thì có cần đường dây điện thoại riêng không?
Có. Fax chạy qua đường dây điện thoại, nên máy cần cắm dây điện thoại và có số fax riêng. Văn phòng đã bỏ đường dây điện thoại bàn thì chức năng fax coi như không dùng được, dù máy có ghi 4 trong 1.